Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitsrechtlich ist zwischen einer Ermahnung und einer Abmahnung zu unterscheiden.
- Die Ermahnung mahnt ein Fehlverhalten an, ohne dabei eine Kündigung anzudrohen. Daher ist die Ermahnung nicht geeignet, eine spätere Kündigung bei wiederholtem Fehlverhalten zu begründen.
- Eine wirksame Abmahnung kann als Vorstufe zur Kündigung eine spätere verhaltensbedingte Kündigung begründen, wenn die abgemahnte Pflichtverletzung sich wiederholt.
Bei Verstößen des Arbeitnehmers gegen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis stehen dem Arbeitgeber verschiedene Reaktionsmöglichkeiten zur Verfügung. Neben der verhaltensbedingten Kündigung kommen vor allem die Ermahnung und die Abmahnung in Betracht. Insbesondere der Abmahnung kommt im Arbeitsrecht erhebliche Bedeutung zu, weil sie regelmäßig Voraussetzung dafür ist, dass eine (verhaltensbedingte) Kündigung im Einzelfall wirksam ist.
Was ist eine Ermahnung?
Die Ermahnung ist ein wichtiges Mittel zur Reaktion auf Fehlverhalten eines Arbeitnehmers. Sie unterscheidet sich von der Abmahnung dadurch, dass der Arbeitgeber zwar auf ein Fehverhalten hinweist, jedoch keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen androht. Sie ist insoweit das mildere Mittel und erfolgt in der Regel dann, wenn erstmals eine nicht ganz erhebliche Pflicht verletzt wird. Zur Vorbereitung einer verhaltensbedingten Kündigung ist sie dagegen nicht geeignet.
Ein Muster für eine Ermahnung könnte so aussehen:
Sehr geehrter [Arbeitnehmer],
Sie wurden letzten Donnerstag von Ihrem Kollegen XY dabei beobachteten, wie Sie die vorgeschriebene Schutzkleidung nicht getragen haben. Wie sich aus Ihrem Arbeitsvertrag ergibt, gilt eine Pflicht zum Tragen der betrieblichen Schutzkleidung. Sie haben durch Ihr Verhalten gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen und sich damit selbst gefährdet. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie sich zukünftig vertragsgemäß verhalten und während der Arbeit jederzeit die vorgeschriebene Schutzkleidung tragen. Weitere Maßnahmen (Abmahnung, Kündigung) werden ausdrücklich vorbehalten.
Mit freundlichen Grüßen
[Arbeitgeber]
Was ist eine Abmahnung?
Die Abmahnung hat in der Praxis eine erhebliche Bedeutung. Vor allem der Umstand, dass im Kündigungsschutzrecht das ultima ratio-Prinzip gilt und vor dem Ausspruch einer Kündigung mildere Mittel zu ergreifen sind, steigert die praktische Bedeutung der Abmahnung. Die Abmahnung wird in der Regel auch als „Vorstufe zur Kündigung“ wahrgenommen, denn bei Pflichtverletzungen am Arbeitsplatz muss vor einer Kündigung meistens eine Abmahnung ausgesprochen werden. Damit eine Abmahnung wirksam ist, müssen einige Funktionen eingehalten werden:
Was muss in der Abmahnung stehen?
Aus der Funktion der Abmahnung als milderes Mittel ergibt sich zugleich ihr notwendiger Inhalt. Die Abmahnung muss
- das dem Arbeitnehmer konkret vorgeworfene Verhalten (oder Unterlassen) darstellen,
- das Verhalten als Pflichtverstoß rügen,
- zu zukünftig vertragsgemäßen Verhalten auffordern und
- bei weiteren Pflichtverstößen arbeitsrechtliche Konsequenzen, insbesondere die Kündigung, androhen.
Ein Muster für eine Abmahnung könnte so aussehen:
Sehr geehrter [Arbeitnehmer],
Sie wurden letzten Donnerstag von Ihrem Kollegen XY dabei beobachteten, wie Sie mehrere Flaschen Alkohol am Arbeitsplatz konsumierten. Wie sich aus Ihrem Arbeitsvertrag ergibt, gilt bei uns ein striktes Alkoholverbot. Sie haben durch Ihr Verhalten gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie sich zukünftig vertragsgemäß verhalten und den Alkoholkonsum am Arbeitsplatz umgehend einstellen. Sollten Sie gegen diese Aufforderung verstoßen, drohen Ihnen weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung.
Mit freundlichen Grüßen
[Arbeitgeber]
Welche Form muss die Abmahnung haben?
Das Gesetz sieht für die Abmahnung keine Formvorschrift vor. Die Abmahnung kann also auch mündlich erfolgen. Allerdings ist dringend zu empfehlen, die Abmahnung dem Arbeitnehmer so zuzustellen, dass der Zugang in einem ggf. später bestehenden Kündigungsschutzprozess auch nachgewiesen werden kann.
Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?
Entgegen einem weit verbreiteten Irrglauben gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Abmahnungen, die einer Kündigung vorausgehen müssen. Es kommt auf den Einzelfall an. Entscheidend ist vor allem die Intensität des Pflichtverstoßes. So kann ein besonders schwerwiegender Pflichtverstoß dazu führen, dass überhaupt keine vorherige Abmahnung erforderlich ist. Umgekehrt können bei besonders geringfügigen Pflichtverstößen mehrere Abmahnungen erforderlich sein, bevor wirksam gekündigt werden kann. Das ist beispielsweise bei der Privatnutzung des Internets am Arbeitsplatz denkbar.
Wann muss der Arbeitgeber die Abmahnung aus der Akte löschen?
Hat der Arbeitgeber zu Unrecht eine Abmahnung ausgesprochen und diese in die Personalakte eingetragen, so kann dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zustehen. Das ist etwa dann der Fall, wenn die Abmahnung einen unzutreffenden Sachverhalt schildert oder fälschlich von einem Pflichtverstoß ausgeht. Der Arbeitgeber trägt für die in der Abmahnung aufgestellten Tatsachenbehauptungen die Beweislast.
Bei einer rechtmäßig ergangenen Abmahnung besteht zunächst kein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte. Jedoch kann ein Entfernungsanspruch auch durch Zeitablauf entstehen, wenn der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der Pflichtverletzung hat. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn es sich um eine geringe Pflichtverletzung handelt und der Arbeitnehmer sich mehrere Jahre beanstandungsfrei verhalten hat. Es gilt: Je geringer der Pflichtverstoß und je länger die darauffolgende beanstandungsfreie Zeit, desto eher muss der Arbeitgeber auch eine zunächst rechtmäßig ergangene Abmahnung aus der Personalakte entfernen. Eine fest bemessene Dauer, nach deren Ablauf der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte mehr haben soll, ergibt sich allerdings nicht aus dem Gesetz oder der Rechtsprechung. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls, insbesondere die Schwere und Qualität des gerügten Fehlverhaltens.
Ermahnung und Abmahnung: Wir unterstützen Sie!
Der Ausspruch von Ermahnungen und Abmahnungen ist wichtig, um Fehlverhalten zu benennen und bei Wiederholung Kündigungen rechtssicher vorzubereiten. Fehler führen spätestens im Kündigungsschutzverfahren zu Schwierigkeiten. Wichtig ist, den Sachverhalt genau zu kennen und präzise zu formulieren.
Sind Sie Arbeitgeber und möchten rechtssicher eine Ermahnung oder Abmahnung aussprechen? Wir helfen Ihnen, den Sachverhalt zu bewerten und Fehler zu vermeiden.
Sind Sie Arbeitnehmer und unsicher, ob eine Ermahnung oder Abmahnung wirksam ist? Wir prüfen Ihre Situation und setzen Ihre Ansprüche durch.
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf für eine fundierte Erstberatung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Jeder weisungsbefugte Vorgesetzte kann eine Ermahnung oder Abmahnung aussprechen. Er muss nicht unmittelbar zur Kündigung berechtigt sein.
Die Abmahnung eignet sich besonders bei kleinerem Fehlverhalten, um dieses zu unterbinden. Bei wichtigen Pflichtverletzungen eignet sich eher die Abmahnung.
Eine unwirksame Abmahnung ist nicht geeignet, eine Kündigung vorzubereiten. Der Arbeitgeber kann aber, wenn ihm der Fehler auffällt, eine neue wirksame Abmahnung schreiben. Diese wirkt dann aber nicht für die Vergangenheit.
Ja, auch im Kündigungsschutzverfahren prüft das Gericht, ob eine zuvor ausgesprochene Abmahnung wirksam war. War sie es nicht, kann das der Kündigung entgegenstehen. Deshalb muss nicht unbedingt darauf hingewirkt werden, dass unwirksame Abmahnungen aus der Personalakte gelöscht werden.
Die Abmahnung muss den Arbeitnehmer auf eine Pflichtverletzung möglichst konkret aufmerksam machen (Rügefunktion) und ihn auffordern, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten. Sie muss eine Warnung enthalten, dass bei zukünftigen Wiederholungen arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zu einer Kündigung möglich sind (Warnfunktion). Zuletzt soll die schriftliche Abmahnung für die Arbeitsparteien beweisen, welches Verhalten abgemahnt wurde (Beweisfunktion).
