DAS HINWEISGEBERSCHUTZGESETZ – JETZT UMSETZEN!
Endlich wurde das Hinweisgeberschutzgesetz vom Bundestag und Bundesrat angenommen. Somit hat die Bundesrepublik Deutschland nach langer Verzögerung die maßgebliche EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) umgesetzt.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft treten.
Ziel des künftigen Hinweisgeberschutzgesetzes ist ein möglichst hohes Schutzniveau für Personen sicherzustellen, die Verstöße gegen EU- und bestimmte Vorschriften des nationalen Rechts melden, nachdem sie darüber im beruflichen Kontext Informationen erlangt haben. Dabei geht es um den Schutz der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers vor Repressalien, insbesondere arbeitsrechtlicher Natur (z.B.in Form einer Kündigung).
Unternehmen sind nun angehalten schnellstmöglich tätig zu werden, andernfalls drohen Bußgelder!
Gern unterstützt Sie hierbei nbs partners!
WHISTEBLOWER PLATTFORM FÜR UNTERNEHMEN
Das bedeutet für betroffene Unternehmen, dass sie jetzt die erforderlichen Schritte einleiten müssen.
Ohnehin ist der Umgang mit Whistleblowerinnen und Whistleblowern ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Compliance Management Systems und sollte daher abseits der vorstehenden gesetzlichen Anforderungen im Unternehmen geregelt sein. Ein unzureichendes Compliance Management System stellt regelmäßig ein Haftungsrisiko für die Geschäftsleitung dar. In der Regel realisiert sich ein derartiges Haftungsrisiko auch.
Abseits von der nationalen Umsetzung wird zudem bereits diskutiert, ob die RL nicht schon jetzt unmittelbare Wirkung entfaltet. Es gibt sehr gute Argumente, die dafür sprechen. Die unmittelbare Geltung einer EU-Richtlinie bei fehlender nationaler Umsetzung erfolgt immer dann, wenn die gesetzlichen Anforderungen, die auf nationaler Ebene umgesetzt werden sollen, in der Richtlinie bereits konkret und hinreichend abgebildet sind. Dies ist bei der RL der Fall. Denn im Wesentlichen gibt die RL als festen Rahmen vor, welche Anforderungen für einen geeigneten Hinweisgeberschutz umzusetzen sind.
Zu beachten ist, dass die Anzahl von 50 Beschäftigten nicht bedeutet, dass Unternehmen unter diesem Schwellenwert nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen. Vielmehr ist für diese Unternehmen, sofern sie nicht freiwillig eine interne Meldestelle einrichten, die externe Meldestelle für Meldungen über mögliche Rechtsverstöße originär verantwortlich. Die Aufgabe der externen Meldestelle übernimmt das Bundesjustizministerium. Dies birgt allerdings gewisse Risiken, da die ungeprüften Informationen des Hinweisgebers umgehend einem Dritten bekanntgegeben werden. Das betroffene Unternehmen hat dann nicht die Möglichkeit ausschließlich intern Folgemaßnahmen umzusetzen. Für die betroffenen Unternehmen, die Gegenstand eines mutmaßlichen Regelverstoßes sind, kann die Meldung an die externe Meldestelle zudem Reputationsprobleme mit sich bringen, denn der Regelverstoß wird nach außen getragen. Unterstellt, die externe Meldestelle wird nach einer Meldung nicht oder nicht rechtzeitig tätig, darf der Hinweisgeber den mutmaßlichen Regelverstoß an die Öffentlichkeit bringen (vgl. § 32 Abs. 1 HinSchG). Eine derartige Offenlegung kann z.B. über eine Meldung in den sozialen Netzwerken erfolgen.
Die interne Meldestelle hat sodann die Aufgabe, den Meldungen nachzugehen, deren Stichhaltigkeit zu prüfen und dazu beizutragen und etwaige Verstöße abzustellen. Dem ist zu begegnen, indem entsprechende Folgemaßnahmen infolge der (berechtigten) Meldungen erlassen werden. Insofern lassen sich die Pflichten wie folgt zusammenfassen:
- Frühzeitige Bestätigung des Eingangs, spätestens binnen sieben Tagen;
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen;
- Festlegung und Durchführung von Folgemaßnahmen;
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (einschließlich Begründung zu den Behauptungen des Hinweisgebers samt möglicherweise eingeleiteter Folgemaßnahmen);
- in der Lage sein, mit der hinweisgebenden Person (trotz möglicher Anonymität) Kontakt zu halten, ggf. um weitere Informationen zu ersuchen.
Der Meldekanal ist so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben. Die Meldestelle muss ausweislich des Gesetzes auch in der Lage sein, anonyme Meldungen zu bearbeiten.
Die interne Meldestelle muss Unabhängigkeit und Vertraulichkeit gewährleisten. Die Abgabe der Meldung im Wege des Meldekanals soll dabei anonym möglich sein.
Dabei muss aber auch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften gewährleistet werden.
Die interne Meldestelle kann so ausgestaltet werden, dass die Hinweisgeber (Whistleblower) ihre Meldungen an
- eine Stelle im Unternehmen (intern); oder
- einen externen Dritten, z.B. einen Rechtsanwalt/ eine Rechtsanwaltsgesellschaft
- nbs partners ist weisungsunabhängig und schon von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet
- als externe Person ist nbs partners ein neutraler Ansprechpartner, sowohl nach innen als auch nach außen;
- nbs partners schafft höheres Vertrauen für Hinweisgeber aufgrund der Unabhängigkeit und Neutralität;
- Know-How im Bereich der Compliance und im Umgang mit Compliance-Defiziten;
- Schnelle Reaktion auf Meldungen und Einleitung der Folgeschritte;
- Sie profitieren von Synergien infolge vergleichbarer Beratungsmandate
- Langfristig kostengünstiger als der Einsatz einer internen Person zur Betreuung einer internen Meldestelle, insbesondere keine Fortbildungskosten für das Unternehmen;
- schaffen wir eine interne Meldestelle, auf die Sie dann verweisen;
- schaffen eine interne Meldestelle, die auch anonyme Meldungen bearbeiten kann;
- richten wir ein Online-Portal als Meldekanal für Hinweisgeber ein;
- übernehmen wir die Dokumentation und die Infrastruktur;
- übernehmen wir die Kommunikation mit dem Hinweisgeber;
- übernehmen wir die Aufgaben einer Ombudsperson;
- übernehmen wir die Stichhaltigkeitsprüfung / rechtliche Bewertung der Behauptungen
- skizzieren wir Folgemaßnahmen und helfen Ihnen bei deren Umsetzung
- sind wir der Ansprechpartner für die sog. externen Meldestellen (Bundesamt für Justiz, vgl. § 19 HinSchG).
nbs partners unterstützt Sie bei der Umsetzung und Einhaltung der Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie der nationalen Vorschriften, indem wir für Sie die Aufgabe als interne Meldestelle übernehmen und für Sie einen Meldekanal vorhalten.
Sprechen Sie uns an und profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Experten im Bereich der Compliance.