Kündigungen aus Arbeitgebersicht

Arbeitnehmer kündigen: So gestalten Arbeitgeber Kündigungen rechtssicher und minimieren Risiken

Als Arbeitgeber wissen Sie: Manchmal sind Kündigungen unvermeidlich. Doch eine fehlerhafte Kündigung kann teuer werden – durch langwierige Kündigungsschutzprozesse und hohe Abfindungen. Wir zeigen Ihnen die entscheidenden Punkte, die Sie beachten müssen, um Kündigungen rechtssicher auszusprechen und Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren.

Hier gelangen Sie auch zu unserem Ratgeber aus Arbeitnehmersicht.

I. Die Kündigungserklärung: Welche formalen Anforderungen Arbeitgeber einhalten müssen

Formfehler sind eine häufige Ursache für unwirksame Kündigungen. Achten Sie penibel auf:

1. Strikte Schriftform (§ 623 BGB):
   • Nur ein eigenhändig unterschriebenes Originaldokument ist gültig.
   • Kündigungen per E-Mail (auch mit Scan), Fax oder Messenger sind unwirksam!
   • Die Unterschrift muss das Schreiben räumlich abschließen.
2. Korrekte Unterzeichnung:
   • Die Kündigung muss von einer kündigungsberechtigten Person unterzeichnet sein (z.B. Geschäftsführer, Prokurist, Personalleiter mit entsprechender Befugnis).
   • Vermeiden Sie die Zurückweisung (§ 174 BGB): Kündigt ein Bevollmächtigter (z.B. externer Anwalt, interner Mitarbeiter ohne offensichtliche Kündigungsbefugnis), legen Sie immer die Original-Vollmacht bei. Andernfalls kann der Arbeitnehmer die Kündigung allein wegen der fehlenden Vollmacht zurückweisen, wenn er dies unverzüglich (in der Regel innerhalb einer Woche) tut (z.B. BAG, Urteil vom 25.09.2014 – 2 AZR 567/13) . Informieren Sie ggf. vorab über die Bevollmächtigung.
3. Begründung (in der Regel nicht erforderlich):
   • Eine Begründung im Kündigungsschreiben ist meist nicht nötig (Ausnahmen: § 17 Abs. 2 S. 2 MuSchG während Schwangerschaft, § 22 Abs. 3 BBiG für Auszubildende).
   • Bei einer außerordentlichen Kündigung (§ 626 BGB) muss der Grund aber auf Verlangen des Arbeitnehmers unverzüglich schriftlich mitgeteilt werden, um ggf. Schadensersatzansprüche wegen unnötiger Prozesskosten zu vermeiden.
4. Anhörung des Betriebsrats (§ 102 BetrVG):
   • Achtung: Eine Kündigung ohne oder ohne ordnungsgemäße vorherige Anhörung des Betriebsrats ist unwirksam (§ 102 Abs. 1 S. 3 BetrVG). Dies ist einer der häufigsten Gründe für verlorene Kündigungsschutzprozesse.
   • Warten Sie die gesetzliche Frist zur Stellungnahme des Betriebsrats ab (Regelfall: eine Woche bei ordentlicher, drei Tage bei außerordentlicher Kündigung), bevor Sie die Kündigung gegenüber dem Arbeitnehmer aussprechen.
   • Informieren Sie den Betriebsrat umfassend über die Person des zu Kündigenden, die Kündigungsart (ordentlich/außerordentlich), die detaillierten Kündigungsgründe und ggf. relevante Sozialdaten. Eine pauschale Begründung reicht nicht aus!
   • Besteht in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat, ist dessen ordnungsgemäße Anhörung zwingend vor jeder Kündigung durchzuführen.

II. Kündigung rechtssicher zustellen: Worauf Arbeitgeber beim Zugang achten müssen

Die Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugeht (§ 130 BGB). Entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem sie in dessen “Machtbereich” gelangt und mit Kenntnisnahme zu rechnen ist. Sie als Arbeitgeber tragen die volle Beweislast für den rechtzeitigen Zugang. Wählen Sie den Zustellweg daher sorgfältig:

• Persönliche Übergabe (mit Zeugen & Empfangsquittung):
  • Der sicherste Weg: Übergeben Sie die Kündigung am Arbeitsplatz oder Wohnsitz.
  • Lassen Sie sich den Empfang schriftlich quittieren.
  • Ziehen Sie einen Zeugen hinzu, der den Inhalt des übergebenen Schreibens kennt (wichtig, falls die Quittung verweigert wird).
• Einwurf durch Boten (mit Zeugen & Protokoll):
  • Eine gute Alternative, wenn eine persönliche Übergabe nicht möglich ist.
  • Der Bote (idealerweise nicht der Kündigende selbst) wirft das Schreiben in den Briefkasten des Arbeitnehmers ein.
  • Unbedingt erforderlich: Ein detailliertes Zustellprotokoll (Datum, Uhrzeit, Ort, Name des Boten/Zeugen, Bestätigung des Einwurfs). Der Bote sollte den Inhalt kennen.
  • Zugang erfolgt i.d.R. mit der nächsten Leerungsmöglichkeit (bei Einwurf bis zum Mittag oft noch am selben Tag). Auch bei Urlaub/Krankheit des Arbeitnehmers.
• Postalische Zustellung (mit Bedacht wählen):
  • Einfacher Brief: Nicht empfehlenswert, da kein Zugangsnachweis möglich ist.
  • Einwurf-Einschreiben: Bietet einen Anscheinsbeweis für den Zugang (Einlieferungs- und Auslieferungsbeleg aufbewahren!), aber keine absolute Sicherheit. Besser als einfacher Brief, aber schlechter als Bote/persönliche Übergabe.
  • Übergabe-Einschreiben / Rückschein: Riskant: Wird der Arbeitnehmer nicht angetroffen, landet das Schreiben zur Abholung bei der Post. Der Zugang erfolgt erst bei Abholung – der Arbeitnehmer kann den Zugang also verzögern. Eine spätere Berufung auf Zugangsvereitelung ist oft schwierig nachzuweisen.
• Umgang mit Zugangsvereitelung:
  • Verhindert der Arbeitnehmer den Zugang bewusst (z.B. Briefkasten abmontiert, Annahme verweigert), muss er sich ggf. so behandeln lassen, als wäre die Kündigung zugegangen (Zugangsfiktion).
  • Bei fahrlässiger Vereitelung (z.B. falsche Adresse mitgeteilt), müssen Sie nach Kenntnis des Problems erneut zustellen. Der Zugang wirkt dann aber ggf. auf den Zeitpunkt des ersten Versuchs zurück (Rechtzeitigkeitsfiktion).

III. Kündigungsschutz prüfen: Wann braucht es einen Kündigungsgrund?

Greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG), ist eine Kündigung nur wirksam, wenn sie sozial gerechtfertigt ist. Prüfen Sie vorab:

1. Anwendbarkeit des KSchG:
   • Besteht das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate?
   • Beschäftigen Sie regelmäßig mehr als 10 Arbeitnehmer mit jeweils mindestens 20 Stunden pro Woche ohne Azubis (sonst anteilig berücksichtigen)?
2. Wenn KSchG anwendbar ist: Sie benötigen einen anerkannten Kündigungsgrund:
   • Verhaltensbedingt: Erfordert i.d.R. eine einschlägige, vorherige Abmahnung (Ausnahme bei gravierenden Pflichtverletzungen, wie z.B. Diebstahl, Arbeitszeitbetrug). Dokumentieren Sie Pflichtverstöße genau.
   • Personenbedingt: Meist wegen Krankheit (lang oder häufig). Erfordert negative Gesundheitsprognose und oft ein vorheriges Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM).
   • Betriebsbedingt: Bei unternehmerischen Entscheidungen (Umstrukturierung, Auftragsmangel). Erfordert korrekte Sozialauswahl und Prüfung von Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten.
3. Grundsätze beachten: Jede Kündigung muss die ultima ratio (letztes Mittel) sein und einer Interessenabwägung standhalten.

Eine ausführliche Erläuterung der Kündigungsgründe finden Sie hier.

IV. Besonderen Kündigungsschutz beachten!

Prüfen Sie unbedingt, ob ein besonderer Kündigungsschutz besteht (z.B. Schwangerschaft, Elternzeit, Schwerbehinderung, Betriebsratstätigkeit). Hier gelten oft zusätzliche Voraussetzungen (z.B. Zustimmung von Behörden wie dem Integrationsamt) oder Kündigungsverbote – auch während der Probezeit. Fehler sind hier besonders offensichtlich und damit für spätere Vergleichsverhandlungen teuer.

V. Prozessrisiko, Kosten und Abfindung: Womit Arbeitgeber kalkulieren müssen

Eine Kündigung auszusprechen ist eine Sache – sie erfolgreich vor Gericht zu verteidigen, eine andere. Jede Kündigung birgt das Risiko einer Kündigungsschutzklage durch den Arbeitnehmer. Dieses Prozessrisiko ist nicht nur zeit- und nervenaufreibend, sondern vor allem mit erheblichen finanziellen Unwägbarkeiten verbunden, die Sie als Arbeitgeber in Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten:

1. Das größte Risiko: Annahmeverzugslohn (§ 615 BGB)

• Stellt das Arbeitsgericht fest, dass die Kündigung unwirksam war, besteht das Arbeitsverhältnis fort. Die Folge: Sie müssen dem Arbeitnehmer in der Regel den Lohn für die gesamte Dauer des Prozesses nachzahlen – und das oft für viele Monate oder sogar Jahre, ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Zeit gearbeitet hat!
• Zwar können anderweitige Verdienste des Arbeitnehmers angerechnet werden, doch das finanzielle Risiko des Annahmeverzugslohns ist oft der Hauptgrund, warum Kündigungsschutzprozesse durch einen Vergleich (mit Abfindung) beendet werden. Je länger der Prozess dauert, desto höher steigt dieses Risiko für Sie.
• Durch eine strategische Prozessführung kann das Risiko vermindert werden, insbesondere, wenn nachgewiesen werden kann, dass der Arbeitnehmer böswillig anderweitigen Verdienst unterlassen hat.

2. Anwalts- und Gerichtskosten:

• Anwaltskosten: Im Arbeitsrecht gilt für die erste Instanz (Arbeitsgericht) eine Besonderheit (§ 12a ArbGG): Jede Partei trägt ihre eigenen Anwaltskosten, unabhängig vom Ausgang des Verfahrens. Das bedeutet, Sie zahlen die Kosten für Ihren Anwalt in der ersten Instanz auf jeden Fall selbst. Erst in höheren Instanzen (Landesarbeitsgericht, Bundesarbeitsgericht) muss die unterlegene Partei die Kosten der Gegenseite tragen.
• Gerichtskosten: Diese sind im Arbeitsrecht vergleichsweise moderat. Sie fallen bei einem Urteil an und werden von der unterlegenen Partei getragen. Wichtig: Endet das Verfahren durch einen Vergleich – was sehr häufig der Fall ist – entfallen die Gerichtskosten oft ganz oder werden erheblich reduziert.

3. Die Abfindung – Wie berechnet sich die Abfindung und warum?

• Entgegen weit verbreiteter Meinung gibt es keinen generellen gesetzlichen Anspruch auf eine Abfindung bei Kündigung (Ausnahmen bestätigen die Regel, z.B. § 1a KSchG oder Regelungen in Sozialplänen/Tarifverträgen).
• Warum werden dann so oft Abfindungen gezahlt? Eine Abfindung ist in der Praxis meist das Ergebnis einer Vergleichsverhandlung vor Gericht. Sie ist der Preis, den Arbeitgeber zahlen, um das Prozessrisiko (insbesondere das Annahmeverzugslohnrisiko) zu eliminieren und eine schnelle, endgültige Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erreichen.
• Die Höhe ist reine Verhandlungssache und hängt stark von den Erfolgsaussichten der Klage, der Prozessdauer und dem Verhandlungsgeschick ab. Die oft genannte “Regelabfindung” (z.B. 0,5 Bruttomonatsgehälter pro Beschäftigungsjahr) dient lediglich als grober Orientierungswert.

Fazit: Die finanziellen Risiken eines Kündigungsschutzprozesses sind erheblich. Eine frühzeitige, fundierte anwaltliche Beratung hilft Ihnen, die Erfolgsaussichten und Risiken realistisch einzuschätzen und eine wirtschaftlich sinnvolle Strategie zu entwickeln – sei es der Ausspruch, die Verteidigung der Kündigung oder das Aushandeln eines Vergleichs zu bestmöglichen Konditionen.

VI. Der Aufhebungsvertrag: Strategische Alternative?

Nicht immer ist die Kündigung der beste oder einzige Weg, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Eine oft attraktive Alternative – sowohl für Arbeitgeber als auch manchmal für Arbeitnehmer – ist der Abschluss eines Aufhebungsvertrages. Dieser beendet das Arbeitsverhältnis einvernehmlich zu einem vereinbarten Zeitpunkt und unter vereinbarten Bedingungen.

Vorteile für Sie als Arbeitgeber:

• Hohe Rechtssicherheit: Ein korrekt formulierter Aufhebungsvertrag beendet das Arbeitsverhältnis final und schließt eine Kündigungsschutzklage und das damit verbundene Annahmeverzugslohnrisiko aus.
• Flexibilität: Sie sind nicht an die strengen Voraussetzungen des Kündigungsschutzgesetzes gebunden (kein Kündigungsgrund erforderlich). Auch Kündigungsfristen können einvernehmlich abgekürzt werden. Die Notwendigkeit einer Betriebsratsanhörung entfällt für den Vertragsschluss selbst.
• Schnelligkeit & Planbarkeit: Eine Trennung kann oft schneller und planbarer umgesetzt werden als ein Kündigungsverfahren mit ungewissem Ausgang.
• Vertraulichkeit & Image: Eine einvernehmliche Trennung ist diskreter und kann sich positiv auf das Betriebsklima und das externe Image auswirken.

Mögliche Nachteile und Risiken:

• Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich: Der größte Unterschied zur Kündigung – der Arbeitnehmer muss freiwillig zustimmen. Dies erfordert oft finanzielle Anreize (Abfindung).
• Verhandlungsposition: Der Arbeitnehmer ist in einer Verhandlungsposition und kann Forderungen stellen.
• Anfechtungsrisiko: Obwohl die Hürden hoch sind, kann ein Vertrag unter Umständen angefochten werden, wenn er z.B. unter Druck oder durch Täuschung zustande kam (Verstoß gegen das Gebot fairen Verhandelns).
• Kosten: Die Vereinbarung einer Abfindung ist die Regel.

Typische Regelungspunkte in einem Aufhebungsvertrag:

• Beendigungszeitpunkt
• Zahlung einer Abfindung (Höhe, Fälligkeit)
• Freistellung des Arbeitnehmers (widerruflich/unwiderruflich, unter Anrechnung von Urlaub)
• Urlaubsregelung / Urlaubsabgeltung
• Zeugniserteilung (Note, ggf. genauer Wortlaut)
• Rückgabe von Firmeneigentum
• Verschwiegenheitspflichten
• Ausgleichsklausel (erledigt alle gegenseitigen Ansprüche)
• Hinweis auf sozialrechtliche Konsequenzen (z.B. mögliche Sperrzeit beim Arbeitslosengeld)

Wann ist ein Aufhebungsvertrag besonders sinnvoll?

Ein Aufhebungsvertrag bietet sich an, wenn eine Kündigung rechtlich unsicher oder schwierig ist, wenn eine schnelle und saubere Trennung gewünscht wird, oder wenn beide Seiten eine einvernehmliche Lösung bevorzugen.

Unsere Empfehlung: Lassen Sie Aufhebungsverträge immer anwaltlich prüfen oder erstellen. Nur so stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen Fallstricke vermieden werden und der Vertrag Ihre Interessen als Arbeitgeber optimal wahrt.

VII. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Unsere Expertise für Sie als Arbeitgeber – Ihr Partner aus Hamburg

Fehler bei Kündigungen kosten Zeit, Geld und Nerven. Wir unterstützen Sie als Arbeitgeber in Hamburg, Norddeutschland und bundesweit umfassend – digital oder auch persönlich:

• Prüfung und strategische Beratung: Wir analysieren Ihre Situation und beraten Sie zur sichersten Vorgehensweise.
• Erstellung rechtssicherer Dokumente: Wir formulieren Kündigungsschreiben, Abmahnungen und Aufhebungsverträge.
• Begleitung bei der Zustellung: Wir helfen bei der Organisation einer nachweisbaren Zustellung.
• Verhandlungen mit Arbeitnehmern/Betriebsräten: Wir vertreten Ihre Interessen bei Abfindungsverhandlungen oder Sozialplänen.
• Prozessvertretung: Wir verteidigen Ihr Unternehmen konsequent vor dem Arbeitsgericht.

Minimieren Sie Ihr Risiko und handeln Sie rechtssicher.

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