Das Wichtigste in Kürze

• Bestellungsakt: Der Geschäftsführer einer GmbH wird durch die Gesellschafter bestellt.
• Anstellungsvertrag: Unabhängig von der Bestellung als Geschäftsführer regelt der Geschäftsführeranstellungsvertrag die vertraglichen Rechte und Pflichten des Geschäftsführers.
• Vertragsgestaltung: Der Geschäftsführeranstellungsvertrag kann frei gestaltet werden und dient der Sicherheit des Geschäftsführers.

Was ist ein Geschäftsführeranstellungsvertrag?

Der Geschäftsführeranstellungsvertrag regelt die schuldrechtlichen Beziehungen zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer. Es handelt sich hierbei in der Regel um einen freien Dienstvertrag nach § 611 BGB, nicht um einen Arbeitsvertrag. Er ist unabhängig von der Bestellung als Geschäftsführer.

• Inhalt: Im Anstellungsvertrag werden alle wesentlichen Rechte und Pflichten des Dienstverhältnisses geregelt, wie z.B. Aufgaben und Befugnisse, Vergütung, Urlaub, Dauer des Vertrags und die Bedingungen für dessen Kündigung.
• Beendigung: Die Beendigung des Anstellungsvertrags erfolgt durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Befristungsablauf gemäß den im Vertrag und im Gesetz vorgesehenen Regeln.

Wie unterscheiden sich die Bestellung und Anstellung des Geschäftsführers einer GmbH?

Die Bestellung des Geschäftsführers einer GmbH betrifft seine gesellschaftsrechtliche Stellung als Organ der Gesellschaft, die im Handelsregister eingetragen wird, während die Anstellung das schuldrechtliche Verhältnis zwischen ihm und der Gesellschaft betrifft. Die Bestellung und Anstellung sind nach dem Trennungsprinzip strikt voneinander zu unterscheiden.

Dieses Trennungsprinzip hat zur Folge, dass die Abberufung des Geschäftsführers nicht automatisch den Anstellungsvertrag beendet, ebenso wie die Kündigung des Anstellungsvertrags nicht zwingend den Geschäftsführer abberuft. Damit kann ein abberufener Geschäftsführer weiterhin Anspruch auf seine Vergütung haben, bis der Anstellungsvertrag endet.

Die Abberufung und die Kündigung des Anstellungsvertrags können mit sogenannten Kopplungsklauseln miteinander verbunden werden, z.B. derart, dass eine Abberufung zugleich als ordentliche Kündigung des Anstellungsvertrags gilt.

Wie wird der Geschäftsführer einer GmbH bestellt und abberufen?

Die Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers erfolgen in der Regel durch einen Gesellschafterbeschluss. Die Bestellung ist der formelle gesellschaftsrechtliche Akt, durch den eine natürliche Person zum Geschäftsführer und damit zum gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft wird. Die Abberufung beendet diese Stellung.

• Verfahren: Die Bestellung erfolgt in der Regel durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Sie wird erst wirksam, wenn sie dem zukünftigen Geschäftsführer mitgeteilt wird und dieser das Amt annimmt.
• Abberufung: Genauso wie die Bestellung ist auch die Abberufung ein gesellschaftsrechtlicher Akt. Ein Geschäftsführer kann gemäß § 38 Abs. 1 GmbHG grundsätzlich jederzeit und ohne besonderen Grund durch die Gesellschafterversammlung von seinem Amt als Organ abberufen werden, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht.

Sowohl die Bestellung als auch die Abberufung eines Geschäftsführers müssen im Handelsregister eingetragen werden, wobei die Eintragung im Handelsregister nur deklaratorisch wirkt, also die Wirksamkeit der Bestellung oder Abberufung nicht berührt, § 39 GmbHG.

Hat der Geschäftsführer einer GmbH Kündigungsschutz?

In der Regel hat der Geschäftsführer einer GmbH anders als Arbeitnehmer keinen Kündigungsschutz. Das heißt, der Anstellungsvertrag kann ohne besonderen Grund fristgemäß zum nächst möglichen Zeitpunkt gekündigt werden. Die Gesellschaft muss sich nur an die gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen halten.

Dies korrespondiert mit der jederzeitigen Abberufbarkeit als Organ: Die Gesellschaft soll die Flexibilität haben, sich von ihrer Geschäftsführung zu trennen. Für den Geschäftsführer bedeutet dies jedoch eine erhebliche Unsicherheit, die nur durch eine sorgfältige und vorausschauende Vertragsgestaltung kompensiert werden kann.

Welche Absicherung sollte im Geschäftsführeranstellungsvertrag vereinbart werden?

Um den Geschäftsführer angemessen durch den Anstellungsvertrag abzusichern, sind z.B. längere Kündigungsfristen üblich und feste Abfindungsregeln möglich. Übliche Regelungen, die in diesem Zusammenhang im Anstellungsvertrag vereinbart werden sind:

• Feste Vertragslaufzeit (Befristung): Insbesondere bei Fremdgeschäftsführern werden Verträge oft für eine feste Laufzeit (z.B. drei bis fünf Jahre) geschlossen. Während dieser Zeit ist eine ordentliche Kündigung des Anstellungsvertrags für beide Seiten grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, eine solche Möglichkeit wird explizit im Vertrag vereinbart. Dies bietet dem Geschäftsführer ein hohes Maß an Sicherheit für den vereinbarten Zeitraum. Verhandlungen über Verlängerungen werden dann zum Ende der Befristung geführt, frühere Beendigungen sind nur Einvernehmlich möglich und gehen oft mit hohen Abfindungen einher.
• Lange Kündigungsfristen: Anstelle einer festen Laufzeit können deutlich verlängerte Kündigungsfristen vereinbart werden. Üblich sind mindestens 3 bis 6 Monate zum Monatsende, oft erst zum Quartalsende. Dies sichert dem Geschäftsführer sein Gehalt für einen längeren Zeitraum nach der Kündigung und gibt ihm ausreichend Zeit für eine berufliche Neuorientierung.
• Abfindungsregelungen: Im Anstellungsvertrag kann für den Fall einer von der Gesellschaft ausgesprochenen ordentlichen Kündigung die Zahlung einer Abfindung in bestimmter Höhe oder nach einer bestimmten Berechnungsformel festgelegt werden.
• “Change of Control”-Klauseln: Diese Klauseln geben dem Geschäftsführer ein Sonderkündigungsrecht und/oder einen Anspruch auf eine Abfindung für den Fall, dass sich die Mehrheitsverhältnisse bei den Gesellschaftern ändern. Dies schützt ihn davor, nach einem Eigentümerwechsel unerwartet “vor die Tür gesetzt” zu werden.
• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot mit Karenzentschädigung: Um das Know-How der Gesellschaft zu schützen, werden oft nachvertragliche Wettbewerbsverbote geregelt. Diese gehen mit einer Karenzentschädigung einher, sodass die Gesellschaft noch nach Ende des Vertrags Zahlungen an den Geschäftsführer erbringen muss. Alles zum nachvertraglichen Wettbewerbsverbot haben wir hier ausführlich dargestellt.

Der Geschäftsführer trägt ein erhebliches persönliches Haftungsrisiko, bei der er nicht nur gegenüber der eigenen Gesellschaft (Innenhaftung), sondern unter Umständen auch direkt gegenüber Dritten wie Finanzämtern oder Sozialversicherungsträgern (Außenhaftung) haften kann. Die Grundlage für die Haftung ist die Verletzung der “Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes” (§ 43 Abs. 1 GmbHG). Danach kann eine Haftung entstehen, wenn der Geschäftsführer eine Pflicht verletzt und der Gesellschaft aus dieser Pflichtverletzung ein Schaden entsteht.

Haftungsrisiken und wie man sie vermeidet haben hier genau dargestellt.

Wie kann man die persönliche Haftung des Geschäftsführers begrenzen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Haftung des Geschäftsführers zu begrenzen, z. B. durch Haftungsbegrenzungen im Anstellungsvertrag, eine klare Zuständigkeitsverteilung oder eine D&O-Versicherung. Im Einzelnen bestehen folgende Möglichkeiten:

1. Haftungsbegrenzung: Der Anstellungsvertrag kann die Haftung des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft für bestimmte Fälle ausschließen. Üblich und zulässig ist eine Begrenzung der Haftung nur auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Das bedeutet, für Schäden, die der Geschäftsführer nur leicht fahrlässig verursacht, haftet er nicht. Ebenso besteht die Möglichkeit, die Verjährungsfrist für Haftungsansprüche zu verkürzen. Eine solche Klausel muss klar formuliert sein, um wirksam zu sein.
2. Klare Aufgaben- und Ressortverteilung: Gibt es mehrere Geschäftsführer, kann eine klare, schriftlich festgelegte Ressortverteilung (z.B. in einer Geschäftsordnung) helfen, die Verantwortlichkeiten zuzuordnen und die Haftung des Einzelnen auf seinen Bereich zu konzentrieren, wobei eine allgemeine Überwachungspflicht bestehen bleibt.
3. D&O-Versicherung: Die D&O-Versicherung ist eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, die die Gesellschaft für ihre Organe abschließen kann. Damit kann das Haftungsrisiko der Geschäftsleitung auf die Versicherung ausgelagert werden. D&O Versicherungen sind für Geschäftsführer sehr ratsam und sollten auf die konkrete Tätigkeit abgestimmt sein. Gerne stellen wir in der Beratung Kontakt zu spezialisierten Versicherungsmaklern her.
4. Freistellungsanspruch: Die Gesellschaft kann sich im Anstellungsvertrag zur Freistellung von der Inanspruchnahme durch Dritte verpflichten, solange der Geschäftsführer nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat.

Haftungsbegrenzungen und Freistellungsansprüche können sollten unbedingt im Anstellungsvertrag vereinbart werden. Eine D&O Versicherung gehört mittlerweile auch bei allen Geschäftsführern zum Standard. Ressortverteilungen sind erst bei mehreren Geschäftsführern größerer Gesellschaften üblich.

Ist der Geschäftsführer einer GmbH sozialversicherungspflichtig?

Der Geschäftsführer einer GmbH ist dann sozialversicherungspflichtig, wenn er in persönlicher Abhängigkeit von der GmbH beschäftigt ist. Es kommt darauf an, ob er mittelbar oder unmittelbar beherrschenden Einfluss auf die GmbH ausüben kann und damit verhindern kann, dass ihm andere Gesellschafter Weisungen erteilen können. Danach sind folgende Konstellationen zu unterscheiden:

1. Fremdgeschäftsführer (keine Gesellschaftsanteile): Ein Geschäftsführer, der keine Anteile an der GmbH hält, ist in der Regel abhängig beschäftigt und damit sozialversicherungspflichtig . Er ist in die Unternehmensstruktur eingegliedert und unterliegt den Weisungen der Gesellschafter, die ihn jederzeit abberufen können.
2. Gesellschafter-Geschäftsführer: Hält der Geschäftsführer selbst Anteile an der Gesellschaft, wird die Beurteilung komplexer. Hier kommt es entscheidend auf die Höhe seiner Beteiligung und den damit verbundenen Einfluss an:
   • Mehrheitsgesellschafter-Geschäftsführer (Anteil mindestens 50%): Hält der Geschäftsführer mehr als 50% der Geschäftsanteile (selbst oder etwa durch eine Holding), kann er die Gesellschafterversammlung dominieren und ihm nicht genehme Weisungen verhindern. Er gilt daher in der Regel als selbstständig und nicht sozialversicherungspflichtig.
   • Gesellschafter-Geschäftsführer mit Sperrminorität: Auch ein Geschäftsführer mit einer Beteiligung von weniger als 50% kann als selbstständig gelten, wenn er über eine im Gesellschaftsvertrag verankerte Sperrminorität verfügt. Diese ermöglicht es ihm, Gesellschafterbeschlüsse und damit Weisungen an sich selbst zu verhindern.
   • Minderheitsgesellschafter-Geschäftsführer (Anteil unter 50%, keine Sperrminorität): Ein Geschäftsführer, der nur eine Minderheitsbeteiligung ohne Sperrminorität hält, ist grundsätzlich als abhängig beschäftigt und sozialversicherungspflichtig anzusehen. Er kann sich den Weisungen der Mehrheitsgesellschafter nicht entziehen.

Statusfeststellungsverfahren: Um Rechtssicherheit zu erlangen, gibt es das Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a SGB IV). Hier kann verbindlich festgestellt werden, ob eine abhängige Beschäftigung vorliegt oder nicht. Dieses Verfahren ist insbesondere in allen Zweifelsfällen anzuraten. Mehr zum Statusfeststellungsverfahren in unserem Ratgeber zur Scheinselbständigkeit.

Wie setzt sich die Vergütung der Geschäftsführer einer GmbH zusammen?

Die Vergütung des Geschäftsführers besteht oft aus mehreren Komponenten, die sich neben dem Grundgehalt aus Boni, Tantiemen, Dienstwagen, einer Altersvorsorge und Aktienpaketen zusammensetzen kann. Die Vergütung wird im Geschäftsführervertrag geregelt. Zu den Vergütungsbausteinen zählen im Einzelnen:

1. Festgehalt: Das fixe Grundgehalt wird in der Regel monatlich ausgezahlt und bildet die Basis der Vergütung.
2. Variable Vergütung (Tantiemen und Boni):
   • Tantieme (Gewinnbeteiligung): Bei der Tantieme erhält der Geschäftsführer einen prozentualen Anteil am Gewinn des Unternehmens. Im Vertrag muss die Bemessungsgrundlage eindeutig definiert sein (z.B. Jahresüberschuss vor/nach Steuern, EBIT, Bilanzgewinn). Unklare Formulierungen führen häufig zu Streit.
   • Bonus/Zielvereinbarungsprämie: Diese Zahlungen sind an das Erreichen von unternehmensbezogenen oder persönlichen Zielen geknüpft. Die Ziele sollten klar, messbar und erreichbar sein. Der Vertrag sollte auch regeln, was bei unverschuldeter Nicht-Erreichung der Ziele oder bei einem unterjährigen Ausscheiden aus dem Unternehmen geschieht.
3. Nebenleistungen:
   • Dienstwagen: Die Überlassung eines Firmenwagens, oft auch zur privaten Nutzung, ist ein häufiger Vertragsbestandteil. Eine separate Dienstwagenregelung sollte alle wichtigen Punkte klären: Fahrzeugkategorie, Kostentragung (Tanken, Wartung), steuerliche Behandlung (1%-Regel oder Fahrtenbuch) und insbesondere das Schicksal des Dienstwagens bei Vertragsbeendigung oder im Falle einer Freistellung. Ein Widerruf der Privatnutzung ist oft nur möglich, wenn dies vertraglich klar geregelt ist.
   • Betriebliche Altersversorgung (bAV): Zusagen zur betrieblichen Altersversorgung (z.B. Direktzusage, Unterstützungskasse, Pensionskasse) sind ein wichtiger Baustein für die Absicherung des Geschäftsführers und sollten detailliert im Anstellungsvertrag oder einer Versorgungsordnung geregelt werden.
   • Versicherungen: Der Abschluss einer D&O-Versicherung durch die Gesellschaft ist eine wichtige Nebenleistung. Auch der Abschluss weiterer Versicherungen, z.B. einer Unfallversicherung oder Risikolebensversicherung zugunsten Angehöriger können vereinbart werden.

Worauf ist bei der Vergütung von Gesellschafter-Geschäftsführern besonders zu achten?

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist bei der Vergütung darauf zu achten, dass diese einem Fremdvergleich standhält und man sollte sie stets im Vorfeld schriftlich festhalten. Ansonsten könnte das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung annehmen, mit der Folge, dass Steuern nachzuzahlen sind.

• Was ist eine verdeckte Gewinnausschüttung? Erhält ein Gesellschafter-Geschäftsführer eine Vergütung (Gehalt, Tantieme, Nutzung des Dienstwagens etc.), die ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter einem fremden Geschäftsführer (also einem Nicht-Gesellschafter) nicht gewährt hätte (“Fremdvergleich”), kann das Finanzamt diese überhöhten Teile als verdeckte Gewinnausschüttung einstufen.
• Folgen: Eine vGA wird bei der Gesellschaft dem steuerpflichtigen Gewinn wieder hinzugerechnet und beim Gesellschafter-Geschäftsführer nicht als Gehalt, sondern als Einkünfte aus Kapitalvermögen (mit Abgeltungsteuer) besteuert. Dies führt zu einer erheblichen steuerlichen Mehrbelastung und oft zu Nachzahlungen.

Auch und gerade der alleinige Gesellschafter-Geschäftsführer sollte unbedingt einen schriftlichen, klaren und im Voraus geschlossenen Anstellungsvertrag mit sich selbst abschließen. Dokumentieren Sie, wann der Vertrag unterzeichnet wurde. Dieser Vertrag ist der entscheidende Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass die Zahlungen an ihn als Gehalt und nicht als willkürliche Entnahmen oder Gewinnausschüttungen zu werten sind. Alle Vergütungsbestandteile darin müssen dem Fremdvergleich standhalten.

Wie wird der Geschäftsführer abberufen?

Die Abberufung erfolgt durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Er ist der formelle gesellschaftsrechtliche Akt, der die Organstellung des Geschäftsführers beendet und muss im Handelsregister eingetragen werden. Im Einzelnen gilt:

• Verfahren: Die Abberufung erfolgt durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung. Sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht, ist hierfür eine einfache Mehrheit ausreichend.
• Jederzeitige Möglichkeit: Wichtig ist, dass die Abberufung grundsätzlich jederzeit und ohne Vorliegen eines besonderen Grundes möglich ist. Zwar erkennt das Gesetz “wichtige Gründe” wie eine grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur Geschäftsführung an, diese sind aber keine Voraussetzung für eine ordentliche Abberufung.
• Wirksamkeit: Die Abberufung wird mit dem Zugang der Mitteilung beim Geschäftsführer wirksam. Die spätere Löschung des Geschäftsführers im Handelsregister ist nur noch deklaratorisch.

Wie beendet man den Geschäftsführer-Anstellungsvertrag?

Unabhängig von der Abberufung als Organ muss der Anstellungsvertrag separat gekündigt werden, um die gegenseitigen Rechte und Pflichten (insbesondere die Pflicht zur Gehaltszahlung) zu beenden. Auch hierfür ist die Gesellschafterversammlung zuständig. Im Einzelnen gilt:

• Zuständigkeit: Auch für die Kündigung ist in der Regel die Gesellschafterversammlung zuständig.
• Ordentliche Kündigung: Obwohl der Geschäftsführervertrag ein Dienstvertrag ist, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitnehmer (§ 622 BGB) oft analog oder es gelten verlängerte Kündigungsfristen aus dem Anstellungsvertrag.
• Außerordentliche (fristlose) Kündigung: Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes (z.B. schwerwiegende Pflichtverletzung, Missachtung von Weisungen) ist auch eine fristlose Kündigung des Anstellungsvertrags möglich. Die Gesellschaft muss diese innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden des Kündigungsgrundes erklären.

Kopplungsklauseln: Um das Auseinanderfallen von Abberufung und Kündigung zu vermeiden, können Anstellungsverträge eine sogenannte “Kopplungsklauseln” vorsehen. Diese können beispielsweise festlegen, dass die Abberufung des Geschäftsführers automatisch auch als Kündigung des Anstellungsvertrags gilt oder der Gesellschaft ein Sonderkündigungsrecht für den Fall der Abberufung einräumt.

Geschäftsführerverträge: Wir beraten Gesellschaften und Geschäftsführer

Die Gestaltung und Prüfung von Geschäftsführer-Anstellungsverträgen erfordert ein tiefes Verständnis sowohl des Gesellschaftsrechts als auch des Dienstvertragsrechts. Fehler oder Unklarheiten im Vertrag können für die Gesellschaft zu unkalkulierbaren Kosten und für den Geschäftsführer zu erheblichen persönlichen Haftungsrisiken und finanziellen Einbußen führen.

Als erfahrene Anwälte im Arbeits- und Gesellschaftsrecht in Hamburg bieten wir bundesweit umfassende Beratung und Vertretung für beide Seiten rund um die Geschäftsführerposition und ihre Beendigung.

Sind Sie als Gesellschaft oder Gesellschafter dabei, einen Geschäftsführer zu bestellen und benötigen einen rechtssicheren Anstellungsvertrag, der Ihre Interessen schützt? Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung aller relevanten Klauseln – von der Vergütung und Haftungsbegrenzung bis hin zu Kündigungs- und Wettbewerbsregelungen – und beraten Sie bei der rechtssicheren Beendigung von Geschäftsführerverträgen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)