Weitere detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie im Beitrag unseres Partners und Fachanwalt für Arbeitsrecht Pascal Verma (gemeinsam mit David K. Takacs) im Betriebsberater Heft 5/2021.

Das Wichtigste in Kürze

Wann sind Rückzahlungsvereinbarungen zulässig?

Damit ein Fortbildungsvertrag mit Rückzahlungsklausel wirksam ist, müssen grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Transparenz und Klarheit: Die Klausel muss klar und verständlich formuliert sein. Sie muss genau angeben, welche Kosten in welcher Höhe unter welchen Bedingungen zurückzuzahlen sind. Sie darf nicht überraschend im Vertrag versteckt sein (z.B. im Kleingedruckten ohne Hervorhebung), sondern sollte klar erkennbar sein (z.B. eigener Paragraph mit aussagekräftiger Überschrift).
2. Zeitpunkt der Vereinbarung: Die Vereinbarung (z.B. Fortbildungsvertrag, Zusatzvereinbarung zur Gratifikation oder zum Arbeitsvertrag) muss vor Beginn der Maßnahme, vor Auszahlung der Sonderzahlung oder vor dem Umzug etc. abgeschlossen werden. Eine nachträgliche Vereinbarung ist in der Regel nicht ohne Weiteres wirksam.
3. Geldwerter Vorteil: Die Kostenübernahme oder Sonderleistung muss Ihnen einen wirklichen, geldwerten Vorteil bringen, der auch auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt nutzbar ist. Reine Einarbeitungskosten oder Schulungen für rein betriebsinterne Abläufe rechtfertigen in der Regel keine Bindungsklausel. Der Arbeitgeber muss ein berechtigtes Interesse daran haben, dass Sie dieses neu erworbene Wissen oder die Investition eine Zeit lang im Betrieb nutzen können.

Welche Kosten dürfen Rückzahlungsvereinbarungen erfassen?

Die Rückzahlungsvereinbarung darf nur solche Kosten erfassen, die dem Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Fortbildung oder Ausbildung tatsächlich entstanden sind (z.B. Lehrgangskosten oder Studiengebühren). Im Einzelnen gilt für die erfassbaren Kosten:

• Erfasste Kosten: Nur tatsächlich angefallene Kosten, die Ihnen einen Vorteil bringen, können Teil der Klausel sein. Dazu gehören typischerweise:
  • Lehrgangs- und Prüfungsgebühren
  • Fahrt- und Übernachtungskosten während der Weiterbildung
  • Ihr Gehalt während einer bezahlten Freistellung
  • Ausgezahlte Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Gratifikationen, Signing Boni)
  • Übernommene Studiengebühren
  • Nachweisbare Umzugskosten
• Begrenzung: Der Arbeitgeber kann maximal den in der Vereinbarung konkret genannten oder bestimmbaren Betrag zurückfordern, auch wenn seine tatsächlichen Kosten höher waren. Eine Obergrenze muss klar sein.
• Keine reinen Einarbeitungskosten: Der Arbeitgeber darf Kosten für die normale Einarbeitung oder für Schulungen, die primär dem betrieblichen Interesse dienen und Ihnen keinen allgemeinen Vorteil verschaffen, nicht über Rückzahlungsklauseln absichern.

Wie lange darf die Bindungsdauer einer Rückzahlungsvereinbarung sein?

Die Bindungsdauer in einer Rückzahlungsvereinbarung darf nur in einem angemessenen Verhältnis zur Fortbildungsdauer und den entstandenen Kosten stehen. Die Rechtsprechung hat hier Richtwerte entwickelt:

Die anteilige Reduzierung (Amortisation): Der zurückzuzahlende Betrag muss sich während der Bindungsdauer fair und zeitanteilig verringern. Für jeden Monat/jedes Jahr, das Sie nach der Maßnahme im Betrieb bleiben, „arbeiten“ Sie einen Teil der Kosten ab.

Berechnungsbeispiel: Ihr Arbeitgeber zahlt eine Fortbildung für EUR 2.400. Die Bindungsdauer wird auf 12 Monate festgelegt. Für jeden Monat der Betriebstreue nach der Fortbildung verringert sich der Rückzahlungsbetrag um 1/12, also um EUR 200  (EUR 2.400 / 12 Monate). Verlassen Sie das Unternehmen nach 6 Monaten, müssten Sie (wenn die Klausel sonst wirksam ist) noch EUR 1.200 zurückzahlen.

Unwirksamkeit: Eine Klausel, die diese anteilige Reduzierung nicht vorsieht oder die auch kurz vor Ende der Bindungsfrist noch die volle Rückzahlung verlangt, ist unwirksam.

Wann muss der Arbeitnehmer die Fortbildungskosten zurückzahlen?

Ein Arbeitnehmer muss die Kosten einer Fortbildung nur dann zurückzahlen, wenn die in der Rückzahlungsvereinbarung eine transparente Klausel mit einer angemessenen Bindungsdauer enthalten ist und die Ausbildung dem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auf dem Arbeitsmarkt verschafft. Zusätzlich muss die Rückzahlung nur dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer die Beendigung des Arbeitsverhältnisses selbst ohne Anlass aktiv herbeiführt (indem er kündigt) oder durch schuldhaftes Verhalten (z.B. Diebstahl) provoziert. Kündigt hingegen der Arbeitgeber aus betrieblichen Gründen, besteht keine Rückzahlungspflicht.

Zulässige Rückzahlungstatbestände:

• Der Arbeitnehmer kündigt selbst, ohne dass der Arbeitgeber einen Anlass dafür gegeben hat (Eigenkündigung).
• Der Arbeitgeber kündigt aus wichtigem Grund fristlos oder ordentlich verhaltensbedingt, weil der Arbeitnehmer eine Pflichtverletzung begangen hat.
• Ein Aufhebungsvertrag wird auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers oder zur Abwendung einer ansonsten berechtigten verhaltensbedingten Kündigung durch den Arbeitgeber geschlossen.

Unzulässige Rückzahlungstatbestände:

• Der Arbeitgeber kündigt Ihnen aus betriebsbedingten Gründen (z.B. Stellenabbau, Umstrukturierung).
• Der Arbeitgeber kündigt Ihnen aus personenbedingten Gründen, die Sie nicht zu vertreten haben (insbesondere Krankheit). Das hat das Bundesarbeitsgericht mehrfach bestätigt (z.B. BAG, Urteil vom 01.03.2022, Az.: 9 AZR 260/21).
• Sie kündigen selbst, weil der Arbeitgeber Ihnen einen Anlass dafür gegeben hat (z.B. ausbleibende Gehaltszahlung, erhebliche Vertragsverletzungen durch den Arbeitgeber, Mobbing).
• Ihr befristeter Vertrag läuft aus und der Arbeitgeber bietet keine Verlängerung an.
• Sie werden während der Probezeit gekündigt.

Bei der Formulierung der Rückzahlungstatbestände muss der Arbeitgeber darauf achten, dass ausschließlich wirksame Rückzahlungstatbestände vereinbart werden. Werden sowohl zulässige als auch unzulässige Rückzahlungstatbestände vereinbart oder ist die Regelung zu vage formuliert und könnte so ausgelegt werden, dass auch unzulässige Gründe erfasst sind, ist die gesamte Rückzahlungsvereinbarung unwirksam.

Wann sind Rückzahlungsvereinbarungen unwirksam?

Eine Rückzahlungsvereinbarung ist unangemessen benachteiligend und damit unwirksam, wenn ein unzulässiger Rückzahlungsgrund vereinbart ist oder eine Rückzahlung zu weit gefasst ist und so ausgelegt werden kann, dass sie auch unzulässige Gründe erfasst. Deshalb sind viele verbreitete Rückzahlungsklauseln unwirksam. Die Unwirksamkeit kann aus einer Vielzahl von Gründen entstehen:

• Pauschale Formulierungen: Klauseln, die eine Rückzahlung “bei jeder Beendigung“, “bei Kündigung durch den Arbeitnehmer” oder “bei Beendigung auf Wunsch des Arbeitnehmers” vorsehen, sind insgesamt unwirksam, weil sie nicht klar zwischen den zulässigen und unzulässigen Gründen für die Beendigung unterscheiden (vgl. LAG Hamm, Urteil vom 11.10.2019, Az.: 1 Sa 503/19).
• Unverschuldete Gründe: Wenn die Klausel nicht klarstellt, dass Sie bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber aus betriebsbedingten oder personenbedingten Gründen (z.B. Krankheit) nicht zahlen müssen, ist sie regelmäßig unwirksam.
• Leistungsunfähigkeit: Eine ansonsten vorsichtig formulierte Klausel kann unwirksam sein, wenn sie auch dann eine Rückzahlung vorsieht, wenn der Arbeitnehmer durch einen leicht fahrlässig herbeigeführten Unfall leistungsunfähig wird. Im konkreten Fall sah der Vertrag eine Rückzahlungspflicht vor, wenn das Arbeitsverhältnis “aus vom Arbeitnehmer zu vertretenden Gründen von diesem selbst, dem Arbeitgeber oder im gegenseitigen Einvernehmen auf Veranlassung des Arbeitnehmers beendet wird. Die vorgenannte Rückzahlungsverpflichtung entsteht somit nicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus Gründen, die der Verantwortungs- und Risikosphäre des Arbeitgebers zuzurechnen sind” (LAG Köln, Urteil vom 19.8.2025, Az.: 7 SLa 647/24).
• Fehlende oder unklare ratierliche Minderung: Die Pflicht zur anteiligen Reduzierung des Betrags muss klar geregelt sein.
• Überlange Bindungsdauer: Eine Bindungsdauer, die im Verhältnis zur Dauer/Wert der Leistung unangemessen lang ist.
• Unklare Kostenaufstellung: Eine Klausel ist unwirksam, die nicht genau aufschlüsselt, welche Kosten zurückzuzahlen sind.

Bereits ein Fehler genügt, damit die gesamte Regelung unwirksam ist. Das gilt auch, wenn der Rückzahlungstatbestand, auf den die Rückzahlungsforderung beruht, im Einzelfall nicht einschlägig ist. Es gilt ein rein abstrakter Prüfungsmaßstab.

Beispiel: Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer vereinbaren eine Rückzahlung von Fortbildungskosten, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb von 24 Monaten nach Ende der Fortbildung “auf Wunsch des Arbeitnehmers” endet. Der Arbeitnehmer kündigt das Arbeitsverhältnis nach 6 Monaten, um eine andere Stelle anzutreten. Der Arbeitgeber verlangt die Rückzahlung der Fortbildungskosten zurück. Der Arbeitnehmer ist zur Rückzahlung nicht verpflichtet, weil die Klausel zu weit gefasst ist. Sie nimmt z.B. keine Fälle aus, in denen der Arbeitnehmer wegen unverschuldeter Leistungsunfähigkeit kündigt. Obwohl das im Einzelfall nicht der Fall war, ist die Klausel trotzdem unwirksam.

Welche Anforderungen gelten für Rückzahlungsvereinbarungen bei einer Ausbildung oder einem dualen Studium?

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Ihre Erstausbildung (im Rahmen des BBiG) oder ein duales Studium, gelten noch strengere Regeln:

• Verbot: Vereinbarungen, die Auszubildende nach der Ausbildung in ihrer beruflichen Tätigkeit beschränken (z.B. durch Rückzahlungsklauseln für Ausbildungskosten), sind grundsätzlich verboten, wenn sie die Berufswahl oder -ausübung erschweren, § 12 BBiG. Ausnahmen können eng begrenzt für nicht-betriebliche Kosten (z.B. externe Lehrgangskosten, Internatskosten) gelten, aber nicht für die normale Ausbildungsvergütung oder innerbetriebliche Ausbildung.
• Studiengebühren: Kosten für ein (duales) Studium, das nicht unter das BBiG fällt, können grundsätzlich über Rückzahlungsklauseln abgesichert werden, aber auch hier gelten die allgemeinen Wirksamkeitsvoraussetzungen. Häufig sind hier die Rückzahlungsklauseln unwirksam formuliert und die Studiengebühren müssen nicht zurückgezahlt werden.
• Angebot zur Weiterbeschäftigung: Eine Rückzahlungspflicht nach einer Ausbildung oder einem Studium kann nur entstehen, wenn der Arbeitgeber Ihnen bei Abschluss der Vereinbarung ein konkretes Angebot zur Weiterbeschäftigung macht oder dies zumindest klar zugesagt war und die wesentlichen Konditionen (Art der Tätigkeit, Ort, Gehalt) geregelt sind. Ist ein solches Angebot nicht geregelt, müssen Sie die Kosten nicht zurückzahlen.

Welche steuerlichen Folgen hat die Rückzahlungspflicht?

Müssen Sie tatsächlich Kosten zurückzahlen, können Sie diese Zahlung in Ihrer Steuererklärung in der Regel als Werbungskosten geltend machen. Notwendig ist dafür, dass die ursprüngliche Leistung (Fortbildung, Gehalt während Freistellung) bei Ihnen steuerpflichtiger Arbeitslohn war. Bewahren Sie alle Belege gut auf und besprechen Sie die Möglichkeiten ggf. mit einem Steuerberater.

Jetzt Rückzahlungsvereinbarung prüfen lassen

Rückzahlungsvereinbarungen sind ein komplexes Thema mit vielen Fallstricken – oft sind sie unwirksam. Sie sollten nicht vorschnell zahlen, sondern die Rückzahlungsvereinbarung vorher prüfen lassen. Eine anwaltliche Prüfung ist fast immer sinnvoll und kann Ihnen viel Geld sparen. Fehler in Fortbildungsverträgen mit Rückzahlungsklausel sind häufig, aber sie zu erkennen und erfolgreich anzugreifen, erfordert Fachwissen und Erfahrung.

Wir kennen beide Seiten der Medaille: Als Fachanwälte für Arbeitsrecht in Hamburg beraten wir nicht nur Arbeitnehmer bei der Abwehr von unberechtigten Forderungen – insbesondere auch wenn es um hohe Summen nach kostspieligen Ausbildungen (z.B. für Piloten, Mediziner, Therapeuten, Berater, Softwareentwickler) geht – sondern unterstützen auch Arbeitgeber bei der rechtssicheren Gestaltung von Fortbildungs- und anderen Vereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln – bundesweit. Unsere Fachartikel zu diesem Thema sind in der juristischen Literatur vielfach zitiert.

Ihr Vorteil: Dieses umfassende Wissen über die typischen Fallstricke, die aktuelle Rechtsprechung und die Argumentationslinien beider Seiten setzen wir gezielt für Sie ein. Wir wissen, wo Arbeitgeber Fehler machen wie diese Fehler Ihre Klausel unwirksam machen können und wie man dies zu Ihren Gunsten nutzt, um unberechtigte Zahlungen abzuwehren.

Warten Sie nicht, bis es zu spät ist:

• Droht Ihnen eine Rückzahlung? Ihr Arbeitgeber hat Sie zur Zahlung aufgefordert oder befürchten Sie, dass eine Rückzahlungsklausel in Ihrem Fortbildungsvertrag greifen könnte?
• Möchten Sie Ihre Rückzahlungsvereinbarung prüfen lassen?

Kontaktieren Sie uns kostenfrei und unverbindlich für ein Erstgespräch, telefonisch oder über das Kontaktformular:

Nutzen Sie unsere Expertise, um Ihre Rechte zu wahren und unberechtigte Forderungen abzuwehren. Wir prüfen Ihre individuelle Situation und die Wirksamkeit der Klausel und entwickeln gemeinsam mit Ihnen die beste Strategie – sei es die Zurückweisung der Forderung, die Verhandlung einer fairen Lösung oder die Vertretung vor Gericht. Wir klären Sie im Rahmen der Erstberatung transparent über mögliche Kosten auf, bevor diese entstehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)