Whistleblower
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Die EU-Whistleblower-Richtlinie –jetzt umsetzen!

Die EU-Whistleblower-Richtlinie („RL“) bedarf der dringenden Umsetzung.

Anders als bei einer EU-Verordnung, wie zum Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung, verlangt eine EU-Richtlinie die Umsetzung durch den nationalen Gesetzgeber. Dies soll durch das – bislang indes erst im Entwurf vorliegende – Hinweisgeberschutzgesetz (nachstehend „HinSchG-E“) geschehen.

Ziel der RL und des HinSchG-E ist es, ein möglichst hohes Schutzniveau für Personen sicherzustellen, die Verstöße gegen EU- und nationales Recht melden, nachdem sie darüber im beruflichen Kontext Informationen erlangt haben. Dabei geht es auch um den Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien, insbesondere arbeitsrechtlicher Natur (z.B.in Form einer Kündigung).

Deutschland hat die EU-Richtlinie noch nicht umgesetzt. Ein Vertragsverletzungsverfahren der EU-Kommission gegen die Bundesrepublik Deutschland wurde bereits eingeleitet. Nun hat das Bundesjustizministerium einen Referentenentwurf des Hinweisschutzgesetzes veröffentlicht. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird das sog. Hinweisgeberschutzgesetz demnächst in Kraft treten.

Whisteblower Plattform für Unternehmen

Das bedeutet für betroffene Unternehmen, dass sie jetzt die erforderlichen Schritte einleiten müssen.

Ohnehin ist der Umgang mit Whistleblowern ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Compliance Management Systems und sollte daher abseits der vorstehenden gesetzlichen Anforderungen im Unternehmen geregelt sein. Ein unzureichendes Compliance Management System stellt regelmäßig ein Haftungsrisiko für die Geschäftsleitung dar. In der Regel realisiert sich ein derartiges Haftungsrisiko auch.

Abseits von der nationalen Umsetzung wird zudem bereits diskutiert, ob die RL nicht schon jetzt unmittelbare Wirkung entfaltet. Es gibt sehr gute Argumente, die dafür sprechen. Die unmittelbare Geltung einer EU-Richtlinie bei fehlender nationaler Umsetzung erfolgt immer dann, wenn die gesetzlichen Anforderungen, die auf nationaler Ebene umgesetzt werden sollen, in der Richtlinie bereits konkret und hinreichend abgebildet sind. Dies ist bei der RL der Fall. Denn im Wesentlichen gibt die RL als festen Rahmen vor, welche Anforderungen für einen geeigneten Hinweisgeberschutz umzusetzen sind.

Vorstehendes vorausgeschickt sollten bereits jetzt die Anforderungen der RL von Unternehmen umgesetzt und somit entsprechenden Mechanismen – eine interne Meldestelle und ein Meldekanal – eingerichtet werden.

Die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle und Unterhaltung eines anonymen Meldekanals betrifft jeden Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten, vgl. § 12 Abs. 2 HinSchG-E. Beschäftigungsgeber sind u.a. juristische Personen, vgl. § 3 Abs. 9 HinSchG-E. Maßgeblich ist der konkrete Beschäftigungsgeber, mithin sind die entsprechenden Gesellschaften jeweils separat zu betrachten. Bei einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 bis 249 besteht die Möglichkeit einer gemeinsamen internen Meldestelle. Innerhalb eines Beschäftigungsgebers gibt es wiederum keine weitere Aufteilung nach den Geschäftsfeldern.

Nach der RL (Artikel 7) ist zentrale Pflicht eines Unternehmens als Beschäftigungsgeber die Errichtung und Aufrechterhaltung eines funktionierenden internen Meldekanals, der von einer sog. internen Meldestelle überwacht wird. Der Meldekanal ist derart zu konzipieren, dass Meldungen anonym erfolgen können.

Die interne Meldestelle hat sodann die Aufgabe, den Meldungen nachzugehen, deren Stichhaltigkeit zu prüfen und dazu beizutragen und etwaige Verstöße abzustellen. Dem ist zu begegnen indem entsprechende Folgemaßnahmen infolge der (berechtigten) Meldungen erlassen werde. Insofern lassen sich die Pflichten wie folgt zusammenfassen:

  • Frühzeitige Bestätigung des Eingangs, spätestens binnen sieben Tagen;
  • Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen;
  • Festlegung und Durchführung von Folgemaßnahmen;
  • Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (einschließlich Begründung zu den Behauptungen des Hinweisgebers samt möglicherweise eingeleiteter Folgemaßnahmen);
  • in der Lage sein, mit der hinweisgebenden Person (trotz möglicher Anonymität) Kontakt zu halten, ggf. um weitere Informationen zu ersuchen;

Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass die vorstehenden Anforderungen umgesetzt werden.

Der Meldekanal ist so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingegangenen Meldungen haben.

Die interne Meldestelle muss Unabhängigkeit und Vertraulichkeit gewährleisten. Die Abgabe der Meldung im Wege des Meldekanals soll dabei anonym möglich sein.

Dabei muss aber auch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften gewährleistet werden.

Die interne Meldestelle kann so ausgestaltet werden, dass die Hinweisgeber (Whistleblower) ihre Meldungen an

  • eine Stelle im Unternehmen (intern); oder
  • einen externen Dritten, z.B. einen Rechtsanwalt/ eine Rechtsanwaltsgesellschaft

abgeben können. Auch sind beide Lösungen kombinierbar.

  • nbs partners ist weisungsunabhängig und schon von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet
  • als externe Person ist nbs partners ein neutraler Ansprechpartner, sowohl nach innen als auch nach außen;
  • nbs partners schafft höheres Vertrauen für Hinweisgeber aufgrund der Unabhängigkeit und Neutralität;
  • Know-How im Bereich der Compliance und im Umgang mit Compliance-Defiziten;
  • Schnelle Reaktion auf Meldungen und Einleitung der Folgeschritte;
  • Sie profitieren von Synergien infolge vergleichbarer Beratungsmandate
  • Langfristig kostengünstiger als der Einsatz einer internen Person zur Betreuung einer internen Meldestelle, insbesondere keine Fortbildungskosten für das Unternehmen;

Die interne Meldestelle hat sodann die Aufgabe, den Meldungen nachzugehen, deren Stichhaltigkeit zu prüfen und dazu beizutragen und etwaige Verstöße abzustellen. Dem ist zu begegnen indem entsprechende Folgemaßnahmen infolge der (berechtigten) Meldungen erlassen werde. Insofern lassen sich die Pflichten wie folgt zusammenfassen:

  • Frühzeitige Bestätigung des Eingangs, spätestens binnen sieben Tagen;
  • Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldungen;
  • Festlegung und Durchführung von Folgemaßnahmen;
  • Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (einschließlich Begründung zu den Behauptungen des Hinweisgebers samt möglicherweise eingeleiteter Folgemaßnahmen);
  • in der Lage sein, mit der hinweisgebenden Person (trotz möglicher Anonymität) Kontakt zu halten, ggf. um weitere Informationen zu ersuchen;
Für Sie
  • schaffen wir eine interne Meldestelle, auf die Sie dann verweisen;
  • richten wir ein Online-Portal als Meldekanal für Hinweisgeber ein;
  • übernehmen wir die Dokumentation und die Infrastruktur;
  • übernehmen wir die Kommunikation mit dem Hinweisgeber;
  • übernehmen wir die Aufgaben einer Ombudsperson;
  • übernehmen wir die Stichhaltigkeitsprüfung / rechtliche Bewertung der Behauptungen
  • skizzieren wir Folgemaßnahmen und helfen Ihnen bei deren Umsetzung
  • sind wir der Ansprechpartner für die sog. externen Meldestellen (Bundesamt für Justiz, vgl. § 19 HinSchG-E).

nbs partners unterstützt Sie bei der Umsetzung und Einhaltung der Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie der nationalen Vorschriften, indem wir für Sie die Aufgabe als interne Meldestelle übernehmen und für Sie einen Meldekanal vorhalten.

Sprechen Sie uns an und profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Experten im Bereich der Compliance.

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