Newsletter 2019 / 06: ARBEITGEBER UND ARBEITNEHMER

Wenn Arbeitnehmer dienstlich unterwegs sind, können sie selbstgetragene Reisekosten als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Folgende Kosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten sind abziehbar:

  • Fahrtkosten: Nutzt der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, kann er entweder pauschal 0,30 € pro gefahrenen Kilometer oder die tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten geltend machen. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel lässt sich der gezahlte Fahrpreis samt Zuschlägen (z.B. für eine Sitzplatzreservierung) absetzen.
  • Verpflegungsmehraufwendungen: Kosten für Verpflegung werden vom Finanzamt in pauschaler Höhe anerkannt. Für eine eintägige auswärtige Tätigkeit im Inland (ohne Übernachtung) lässt sich eine Verpflegungspauschale von 12 € abziehen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer an diesem Tag mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der regelmäßigen Tätigkeitsstätte entfernt arbeitet. Bei mehrtägigen Auswärtseinsätzen lassen sich für den An- und Abreisetag jeweils 12 € ansetzen, für komplette Abwesenheitstage jeweils 24 €. Die absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen müssen jedoch gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während dieser Zeit Mahlzeiten finanziert. Für Auslandsdienstreisen gelten besondere Pauschalsätze.
  • Unterkunftskosten: Fallen Übernachtungskosten an (z.B. für ein Hotel), lassen sich diese in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abziehen.
  • Reisenebenkosten: Nebenkosten einer Dienstreise wie beispielsweise Parkplatzgebühren oder Kosten für die Gepäckbeförderung und -aufbewahrung lassen sich ebenfalls in tatsächlicher Höhe in der Einkommensteuererklärung abrechnen.

Je gesünder die Arbeitnehmer eines Unternehmens sind, umso produktiver und leistungsfähiger sind sie in aller Regel auch, weshalb Arbeitgeber der betrieblichen Gesundheitsvorsorge einen immer höheren Stellenwert beimessen.

Wenn im Betrieb Maßnahmen zur Gesundheitsverbesserung durchgeführt werden, sollten Arbeitgeber aber stets prüfen, ob sie ihren Arbeitnehmern damit lohnsteuerpflichtige Sachbezüge zuwenden. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat nun entschieden, dass Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und zur betrieblichen Gesundheitsförderung zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führen, wenn sie eine Entlohnung der Arbeitnehmer darstellen und nicht lediglich eine notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen sind.

Geklagt hatte ein Arbeitgeber, der seiner Belegschaft eine Sensibilisierungswoche angeboten hatte. Im Wochenprogramm enthalten waren unter anderem Kurse, Vorträge und Workshops zu gesunder Ernährung und Bewegung, Körperwahrnehmung, Stressbewältigung, Herz-Kreislauf-Training, Achtsamkeit, Eigenverantwortung und Nachhaltigkeit. Die Kosten von 1.300 € pro Arbeitnehmer (für Übernachtung, Verpflegung und Programmteilnahme) übernahm der Arbeitgeber, ohne darauf Lohnsteuer abzuführen. Die Arbeitnehmer mussten lediglich die Fahrtkosten für die An- und Abreise selbst tragen und für die Teilnahme Überstunden oder Urlaubstage aufwenden.

Das Finanzamt kam im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu dem Ergebnis, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern durch die Sensibilisierungswoche einen steuerlich relevanten Sachbezug zugewandt hatte, der lediglich in Höhe des Freibetrags zur betrieblichen Gesundheitsförderung (500 € pro Arbeitnehmer und Jahr) steuerfrei zu belassen war. Für den übersteigenden Betrag forderte das Amt daher Lohnsteuer nach.

Der BFH bestätigte diese Sichtweise und betonte, dass sich der Entlohnungscharakter der Sensibilisierungswoche daraus ergab, dass sie eine allgemein gesundheitspräventive Maßnahme auf freiwilliger Basis war. Es lag keine Gesundheitsmaßnahme zur Vermeidung berufsspezifischer Erkrankungen vor, die wegen eines ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers nicht zu (steuerpflichtigem) Arbeitslohn geführt hätte.

Wenn Arbeitnehmer eine Fahrgemeinschaft bilden, haben sie nicht nur weniger Kosten, sondern können die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer als Werbungskosten absetzen. Für diesen pauschalen Ansatz ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer selbst fährt oder sich im Auto eines anderen mitnehmen lässt. Die Entfernungspauschale kann allerdings nur einmal pro Arbeitstag in Anspruch genommen werden.

Umwegfahrten zum Einsammeln oder Absetzen von Mitfahrern dürfen nicht zusätzlich geltend gemacht werden. Für das Finanzamt zählt lediglich der kürzeste Weg von der jeweiligen Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Eine längere Strecke kann nur zugrunde gelegt werden, wenn sie regelmäßig genutzt wird und verkehrsgünstiger ist (z.B. wegen starken Berufsverkehrs oder einer Großbaustelle auf der kürzeren Strecke).

Ob man Fahrer oder Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft ist, spielt für den jährlich absetzbaren Maximalbetrag der Entfernungspauschale eine Rolle. Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft dürfen Fahrtkosten von maximal 4.500 € pro Jahr geltend machen. Für Fahrer, die ihren eigenen Wagen einsetzen, gilt diese Begrenzung nicht.

Die Beispielsfälle zeigen, dass es steuerlich lohnend sein kann, sich in einer Fahrgemeinschaft mit dem Fahren abzuwechseln. Dies gilt insbesondere bei längeren Fahrtstrecken, bei denen ständigen Mitfahrern die Kostenkappung aufgrund der 4.500-€-Grenze droht.

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